Privacy Policy / Politica de Confidențialitate

1. Data We Collect / 1. Date pe care le colectăm

• Identity & contact data (name, email, phone, address). / Date de identitate și contact (nume, email, telefon, adresă).
• Case data you provide (birth records, adoption decrees, jurisdiction, agency, dates). / Date despre caz pe care le furnizați (acte de naștere, sentințe de adopție, jurisdicție, agenție, date).
• Account & security data (hashed credentials, IP, device, audit logs). / Date de cont și securitate (acreditări criptate, IP, dispozitiv, jurnale de audit).
• Communications with our team and partner agencies. / Comunicările cu echipa noastră și agențiile partenere.

2. Purpose & Legal Basis / 2. Scop și temei juridic

We process data to deliver search & reunification services. Legal bases under GDPR Art. 6 include consent (Art. 6(1)(a)), performance of a contract (Art. 6(1)(b)), legal obligation (Art. 6(1)(c)), and legitimate interests (Art. 6(1)(f)). Sensitive data is processed only with explicit consent under Art. 9(2)(a). / Prelucrăm datele pentru a furniza servicii de căutare și reunificare. Temeiurile juridice conform Art. 6 GDPR includ consimțământul (Art. 6(1)(a)), executarea contractului (Art. 6(1)(b)), obligația legală (Art. 6(1)(c)) și interesul legitim (Art. 6(1)(f)). Datele sensibile sunt prelucrate doar cu consimțământ explicit conform Art. 9(2)(a).

3. Sharing / 3. Partajarea datelor

We share data only with: your assigned case worker, partner agencies you authorize, government offices required for record retrieval, and processors bound by data-processing agreements. We never sell personal data. / Partajăm date doar cu: lucrătorul de caz alocat, agențiile partenere autorizate de dvs., instituțiile publice necesare pentru obținerea documentelor și procesatori obligați prin acorduri de prelucrare. Nu vindem niciodată date cu caracter personal.

4. International Transfers / 4. Transferuri internaționale

Data is stored in the EU and the United States. Transfers from the EU to the US rely on Standard Contractual Clauses (Commission Decision 2021/914) and supplementary safeguards. / Datele sunt stocate în UE și Statele Unite. Transferurile din UE către SUA se bazează pe Clauzele Contractuale Standard (Decizia Comisiei 2021/914) și pe garanții suplimentare.

5. Retention Schedule / 5. Termen de păstrare

5b. Children's Data / 5b. Datele copiilor

Adoption case files often relate to minors. We process such data under Art. 6(1)(c)/(e) (legal obligation / public-interest task under Romanian Law 272/2004 and Law 273/2004) combined with Art. 9(2)(g) (substantial public interest). The portal is intended for users 18+; minors cannot create accounts. / Dosarele de adopție privesc adesea minori. Prelucrăm aceste date în temeiul Art. 6(1)(c)/(e) (obligație legală / sarcină de interes public conform Legilor 272/2004 și 273/2004) coroborat cu Art. 9(2)(g) (interes public substanțial). Portalul este destinat utilizatorilor de peste 18 ani; minorii nu pot crea conturi.

6. Your Rights & ANSPDCP Complaint / 6. Drepturile dvs. și plângere la ANSPDCP

Under GDPR and applicable US state laws you have the right to: / Conform GDPR și legilor statale aplicabile din SUA aveți dreptul la:

• Access, rectify, or erase your data. / Acces, rectificare sau ștergere a datelor.
• Restrict or object to processing. / Restricționarea sau opoziția la prelucrare.
• Data portability. / Portabilitatea datelor.
• Withdraw consent at any time. / Retragerea consimțământului în orice moment.
• Lodge a complaint with a supervisory authority (e.g. ANSPDCP in Romania). / Depunerea unei plângeri la o autoritate de supraveghere (ex. ANSPDCP în România).

7. Security / 7. Securitate

TLS 1.3 in transit, AES-256 at rest, row-level access control, tamper-evident audit logging, and least-privilege access for staff. / TLS 1.3 în tranzit, AES-256 în repaus, control la nivel de rând, jurnale de audit inalterabile și acces cu privilegii minime pentru personal.

8. Cookies / 8. Cookie-uri

We use strictly necessary cookies for authentication, security, and language preference. We do not use third-party advertising cookies. / Folosim doar cookie-uri strict necesare pentru autentificare, securitate și preferința de limbă. Nu folosim cookie-uri publicitare terțe.

9. Contact / Data Controller & DPO / 9. Contact / Operator de date și DPO

Heart Line Romania — office@heartlineromania.org
1207 Delaware Ave #1782, Wilmington, Delaware 19806, USA
Data Protection Officer: same address, subject 'DPO request'. / Responsabil cu protecția datelor: aceeași adresă, subiect „solicitare DPO”.

10. Lodge a Complaint (ANSPDCP) / 10. Depunere plângere (ANSPDCP)

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal — www.dataprotection.ro